Het opstellen van een offerte is voor vele sales professionals een administratieve must waar ze niet naar uitkijken. Als je bij de beantwoording van een RFP (request for proposal) dossier weinig voeling hebt met de potentiële klant, dan voelt dit aan alsof je vele uren spendeert aan een document dat vermoedelijk niet eens volledig gelezen gaat worden.

Op het moment dat je prospect een RFP uitstuurt is het te laat om te beginnen met de opbouw van een relatie. De RFP is uitgestuurd en wordt beheerd door aankoop, en zij houden van controle. Soms dreig je zelfs geschorst te worden als deelnemer als je contact durft op te nemen met de eindgebruikers.

Je kan het dossier wel diskwalificeren, maar je mist dan gegarandeerd een kans op een lange termijn contract bij een nieuwe grote klant. Of je kan het erop wagen en een voorstel aanbieden.

Het gebeurt vaak dat je een RFP beantwoordt en dat je ofwel geen feedback krijgt, ofwel een nietszeggende boodschap ontvangt zoals: ‘U bent niet weerhouden’.

Soms heeft de klant eigenlijk al lang besloten met welke leverancier hij wil samenwerken, en wordt dit proces enkel doorlopen voor de vorm of om aan het C-niveau aan te tonen dat ze hun marktonderzoek gedaan hebben.

Hoe dan ook, het beantwoorden van RFP’s wordt nooit minder verwarrend of frustrerend voor sales professionals.

Stel dat je weinige RFP’s wint, en je weet niet waarom, dan zijn dit potentiële redenen:

1. Je offerte is saai

Wat je ook verkoopt, de kansen zijn groot dat je offerte niet zo spannend is als de roman Vijftig tinten grijs. Toch kan je een aantal acties ondernemen om een goede indruk te maken met je offerte.

Zet jezelf in de schoenen van de aankoper. Meestal nemen zij offertes van minstens 3 aanbieders door. Deze bestaan dan weer uit talloze bladzijdes van gerecycleerde teksten uit andere dossiers, en zijn gevuld met zelfpromotie over de leverancier (wij waren de eerste in X, wij hebben award Y gewonnen, wij zijn marktleider sinds Z, …), technische data over het aangeboden product of de dienst en informatie over het personeel.

Als je een RFP beantwoordt zet dan de klant centraal. Praat exact over hun noden, maak een tekst op maat op en wees duidelijk en concreet over hoe je dit voor hen gaat oplossen. Hoe meer de klant zich herkent in wat je schrijft, hoe groter je verkoopkansen.

Hieronder nog enkele tips:

• Laat een collega je offerte nalezen
• Gebruik visueel aantrekkelijke diagrammen/grafieken/afbeeldingen
• Stel jezelf onderstaande vragen wanneer je de offerte schrijft:
  • Is het rechtstreeks gelinkt aan de nood of te omslachtig?
  • Is het nodig om X te vermelden? Ter illustratie om je argument te onderbouwen?
  • Is de timing juist om X of Y nu al toe te voegen in je document?

Dit helpt om je antwoorden bondiger te formuleren en de leesvriendelijkheid te verhogen voor de beoordelaar.

2. Je offerte is lelijk

Als je een aankoper vraagt naar de meest memorabele offertes, dan denken ze spontaan aan de meest professionele voorstellen of net aan de lelijkste die ze ooit hebben ontvangen. We hopen natuurlijk allemaal dat de klant zich volledig op de inhoud gaat focussen, maar de vorm is ook heel belangrijk.

De meeste sales professionals zijn zeer gefocust op prijsstrategieën of de inhoud van wat ze aanbieden, maar ze vergeten meestal hoe de offerte visueel overkomt bij de klant. Een offerte die aantrekkelijk, makkelijk te lezen en professioneel is, zal jou een sterk streepje voor geven tegenover je concurrenten. Trap niet in de val waarbij je denkt dat de vorm van je offerte tijdsverlies is en dat de beoordelaar daar niet op zal letten. Hij gaat er wel op letten en het maakt zeker uit.

Gebruik een professionele huisstijl die past bij jouw bedrijf. Is er een langer antwoord nodig? Schrijf dan korte zinnen/paragrafen, gebruik opsommingstekens en voorzie een inhoudstabel om de vlotte leesbaarheid voor het document te vergroten.

Als elke pagina in je offerte verschillend is, dan kan dit de beoordelaar afleiden. Het duurt welgeteld 10 minuten om dit te na te kijken. Deadline of niet, check de vorm van je offerte voor je die indient!

3. Je offerte gaat enkel over jezelf

Je offerte klantgericht maken is al een tijdje bekend in de saleswereld. Een snelle Google search zorgt voor honderden resultaten van artikelen die dit nogmaals benadrukken. Nochtans is het verrassend dat aankopers vaak klagen over offertes waarbij de klant op de achtergrond staat of de voorgestelde oplossing voor hun nood heel vaag omschreven is.

Als sales professional ben je heel gefocust op het bedrijf waarvoor je werkt en op wat je verkoopt. We spenderen uren toegewijd aan het bedenken van prijsstrategieën, het verslaan van de concurrentie, elke feature van ons product in een goed daglicht te zetten. Het is voor ons een gewoonte om enthousiast te vertellen over ons bedrijf en wat we aanbieden.

Sterke offertes maken vereisen een verschuiving in ons denkproces. De prospect wil weten hoe jij zijn probleem gaat oplossen. Dat is eigenlijk zijn hoofdprioriteit, dus maak het ook jouw hoofdprioriteit.

Overloop elk hoofdstuk van je offerte en bedenk of de informatie rechtstreeks beantwoord aan de nood van de klant en hem vooruit helpt in zijn doelen. Zo niet, herschrijf dan de WIIFM (what’s in it for me) voor de klant om het sterker te maken.

Conclusie

RFP’s beantwoorden maken een groot deel uit van je job als sales professional. Idealiter wordt de toekomst van het RFP proces meer transparant zodat mysterie in offertes op de achtergrond komt.

In tussentijd: maak er het beste van en stuur alleen maar offertes uit waar prospects op zitten te wachten.

Let bij het maken van de offertes op de volgende zaken:

• Volg de instructies in de RFP
• Maak het makkelijk leesbaar en to the point
• Maak het visueel met grafieken/diagrammen
• Beschrijf duidelijk jouw oplossing voor de nood van de klant